Für Servicetechniker im Aussendienst · per Telegram

Einsatz erzählen.
Bericht ist fertig.

Läuft heute in Telegram. WhatsApp ist geplant.

Ausserdem: Produktwissen-Bot Störungscode an der Maschine? Antwort aus der Herstellerdoku.
Nach dem Einsatz eine Sprachnachricht an den Report-Bot in Telegram – zurück in den Chat kommt ein sauber gegliederter Servicebericht als Word-Dokument. Mit Zusammenfassung, Zeiterfassung, erledigten Arbeiten und offenen Punkten. Kein Formular, kein Abtippen am Abend.
Hammer Schraubenschlüssel Schraubenzieher Zange und für den Bericht: das Handy
So funktioniert's

Drei Schritte, ein Bericht

1

Einsprechen

Nach dem Einsatz eine Sprachnachricht an den Report-Bot in Telegram schicken – so, wie Sie es einem Kollegen erzählen würden. Reihenfolge und Satzbau sind egal. Eine Textnachricht geht auch.

2

Der Bot schraubt zusammen

Die Aufnahme wird transkribiert, Hörfehler und Satzbau werden bereinigt, der Inhalt wird in feste Rubriken gegliedert. Was Sie nicht gesagt haben, steht auch nicht drin.

3

Word-Bericht zurück

Der fertige Bericht kommt als Word-Dokument zurück in den Telegram-Chat. Weiterleiten, ablegen oder bei Bedarf noch anpassen.

Für wen

Für alle, die lieber an der Maschine stehen als am Schreibtisch

Servicetechniker

Bericht direkt nach dem Einsatz im Auto oder auf dem Weg zum nächsten Kunden – solange noch alles frisch ist.

Kleine Servicefirmen

Einheitliche Berichte von allen Technikern, mit Zeiten und offenen Punkten an derselben Stelle. Ohne neue Software einführen zu müssen.

Wartung von Anlagen und Maschinen

Pumpen, Haustechnik, Produktionsanlagen: Fachbegriffe, Bauteile und Störungscodes gehören zum Alltag – der Bot ist darauf ausgelegt.

Dienst 1

Report-Bot

Sprache rein, Word raus. Sie schicken dem Report-Bot in Telegram eine Sprachnachricht – er antwortet im selben Chat mit dem fertigen Bericht. Keine Rückfragen, kein Hin und Her.

Geplant
  • Nutzung über WhatsApp geplant
  • Bericht zusätzlich per E-Mail zustellen geplant
  • Transkription zur Kontrolle: Zuerst kommt der erkannte Text in den Chat, danach das Word-Dokument.
  • Zusammenfassung als kurzer Fliesstext: Was war los, was wurde gemacht.
  • Zeiterfassung: jede genannte Uhrzeit wird protokolliert – Arbeitsbeginn, Pause, Arbeitsschritte, Arbeitsende, Folgetermin. Ohne genannte Zeit entfällt die Rubrik; erfunden wird nichts.
  • Arbeitsleistungen und Beobachtungen getrennt: was Sie getan haben und was Sie vorgefunden haben.
  • To-dos: nur die offenen Punkte. Was erledigt ist, steht bei den Arbeitsleistungen.
  • Vollständiger Text: Ihre ganze Nachricht, sprachlich bereinigt, am Ende des Berichts.
  • Besprechung statt Einsatz? Aus einem Gespräch oder einer Schulung wird eine Gesprächszusammenfassung.
  • Mehrere Sprachen: die Transkriptionssprache ist einstellbar, zum Beispiel Deutsch, Englisch, Polnisch, Serbisch oder Kroatisch.
  • Ihr Name im Bericht – einmal hinterlegen, dann steht er in jedem Bericht.
  • Immer ein Dokument: klappt die Gliederung einmal nicht, kommt der Bericht trotzdem – mit dem vollständigen Text.
Beispielbericht

So sieht ein Bericht aus

Erstellt aus einer erfundenen Testaufnahme – keine echten Kundendaten. Der Bericht kommt als Word-Dokument und lässt sich weiterbearbeiten.

Druckerhöhungsanlage – Lagergeräusch an Pumpe 2

Datum: 20.10.2026 - Uhrzeit: 11:52

Zusammenfassung

Der Servicetechniker wurde wegen eines lauten Laufgeräuschs an Pumpe 2 der Druckerhöhungsanlage gerufen. Nach dem Lösen der Kupplung war das Geräusch eindeutig dem Motor zuzuordnen; beide Motorlager waren verschlissen und wurden ersetzt. Die Flanschdichtung auf der Druckseite war undicht und wurde erneuert. Der Vordruck im Membrandruckbehälter war zu niedrig und wurde korrigiert. Im Probelauf lief Pumpe 2 ruhig, der Betriebsdruck blieb konstant. Die Gleitringdichtung von Pumpe 1 ist leicht feucht und wird beim nächsten Termin kontrolliert.

Zeiterfassung

Arbeitsbeginn: 08:15

Probelauf gestartet: 11:10

Arbeitsende: 11:40

Arbeitsleistungen

  1. Kupplung an Pumpe 2 gelöst, Motor einzeln laufen lassen
  2. Beide Motorlager an Pumpe 2 ausgebaut und ersetzt
  3. Flanschdichtung auf der Druckseite erneuert
  4. Vordruck im Membrandruckbehälter von 2,6 auf 3,2 bar korrigiert
  5. Probelauf mit beiden Pumpen durchgeführt

Beobachtungen

  1. Lagergeräusch kam vom Motor, nicht von der Pumpe
  2. Flanschdichtung druckseitig tropfte leicht
  3. Gleitringdichtung an Pumpe 1 leicht feucht, noch kein Tropfen
  4. Betriebsdruck im Probelauf konstant bei 4,5 bar

To-dos

  1. Gleitringdichtung an Pumpe 1 in sechs Monaten kontrollieren, bei Bedarf ersetzen
  2. Ersatzlagersatz für die Motoren an Lager legen

Vollständiger Text:

Also, Einsatz heute an der Druckerhöhungsanlage, angefangen habe ich um Viertel nach acht. Pumpe 2 hat ein lautes Laufgeräusch gemacht. Ich habe die Kupplung gelöst und den Motor alleine laufen lassen, das Geräusch kam ganz klar vom Motor. Beide Motorlager waren hinüber, die habe ich ausgebaut und ersetzt. Auf der Druckseite hat die Flanschdichtung leicht getropft, die habe ich gleich erneuert. Beim Membrandruckbehälter war der Vordruck nur noch auf zwei Komma sechs bar, den habe ich auf drei Komma zwei bar korrigiert. Um zehn nach elf Probelauf mit beiden Pumpen, Pumpe 2 läuft ruhig, der Druck bleibt konstant bei vier Komma fünf bar. Was mir noch aufgefallen ist: Die Gleitringdichtung an Pumpe 1 ist leicht feucht, tropft aber noch nicht. Die sollten wir in einem halben Jahr anschauen. Und wir sollten einen Satz Ersatzlager an Lager legen. Arbeitsende zwanzig vor zwölf.

Servicebericht

Pilot anfragen

Die Bots sind nicht öffentlich: Jeder Nutzer wird einzeln freigeschaltet. Schreiben Sie kurz, wer Sie sind und welchen Dienst Sie ausprobieren möchten – ich melde mich persönlich.

So läuft ein Pilot

  • Kurzes Gespräch: Wie sehen Ihre Berichte heute aus, welche Maschinen betreuen Sie?
  • Freischaltung Ihrer Techniker für die Bots in Telegram, Name und Sprache einrichten.
  • Für den Produktwissen-Bot: Ihre Herstellerunterlagen werden aufbereitet.
  • Ein paar Wochen im Alltag testen, dann gemeinsam auswerten.
FAQ

Häufige Fragen

Brauche ich eine neue App?

Nur Telegram, das es kostenlos für iPhone und Android gibt. Dort schreiben Sie dem Bot wie einem Kontakt im Chat. Eine Anbindung an WhatsApp ist geplant.

Kann ich den Bot einfach so ausprobieren?

Nein, jeder Nutzer wird einzeln freigeschaltet. So bleibt klar, wer den Dienst nutzt und wo die Daten landen. Fragen Sie einen Pilot an – das geht schnell.

Erfindet die KI etwas dazu?

Der Report-Bot ist angewiesen, nur aufzuschreiben, was Sie gesagt haben – nicht genannte Zeiten werden nicht ergänzt, und Ihre vollständige Nachricht steht immer am Ende des Berichts. Trotzdem gilt: Bericht vor der Weitergabe kurz lesen.

Versteht der Bot Fachbegriffe?

Die Transkription ist auf Fachsprache ausgelegt, typische Hörfehler werden anschliessend bereinigt. Bei ungewöhnlichen Bezeichnungen hilft es, sie deutlich auszusprechen.

Was passiert mit meinen Sprachnachrichten?

Die Aufnahme wird transkribiert und nach 24 Stunden gelöscht. Für Transkription und Gliederung werden KI-Dienste genutzt. Einzelheiten stehen in den Datenschutzhinweisen zum Dienst.

Funktioniert das für jede Branche?

Ja, der Report-Bot ist nicht an eine Branche gebunden – er gliedert, was Sie erzählen.

Was kostet das?

Die Konditionen für einen Pilot besprechen wir persönlich – je nach Anzahl Techniker und Maschinen.

Kontakt

Fragen? Einfach schreiben.

Stefan Gulas, Gulas Softwareentwicklung, Buchs SG
stefan.gulas@gmail.com